zoomオンラインイベントの直前チェックシート(資料ダウンロード)

zoomでオンラインイベントを開催する際に、直前のスタッフミーティングで確認すべき項目があります。それらをまとめた「チェックシート」を作りましたので、皆さんにも共有させていただきます。

「Excel版」と「Googleスプレッドシート版」を用意しましたので、お好みでご活用ください。本ページの下部から資料をダウンロードいただけます。

オンラインイベントでよくあるトラブル

zoomでのオンラインイベントを開催する機会が増えているかと思いますが、こんなトラブルを経験したことはありませんか?

  • 登壇者の音声が聞き取りづらい
  • 資料共有できない!共有の権限ください!
  • 動画の音声が聞こえない
  • 本番中にリモートのスタッフに指示が出せない
  • ブレイクアウトルーム機能が使えない
  • ホストのネットワークが切れちゃった!

誰でも簡単に使えるzoomですが、参加者や登壇者が増えてくると、思わぬトラブルが発生するものです。

私自身も、もう何度もzoomでオンラインイベントを開催してきましたが、数々のトラブルに揉まれてきました(笑)

トラブルはゼロにはできませんが、発生率を下げることはできます。そして、発生してもその影響を最小限に抑えることができます。そのためには、やはり事前の準備が大切です。

10分のスタッフミーティングでトラブルは回避できる

大規模なイベントでは、数回のリハーサルを行ったり、台本や進行管理表など、準備を徹底することが可能でしょう。しかし、必ずしも全てのイベントでそこまで工数をかけることはできません。最小限の工数で、成功率を高めることが重要になってきます。

実は、イベント直前にスタッフだけで早めにzoomに入り、たった10分間のスタッフミーティングを行うだけでも、ほとんどのトラブルは回避できます。事前にチェックシートを用意し、スタッフ間でサクサクと確認していけば、たった10分間でも大きな効果があります。実際、そのように進めている方が多いのではないでしょうか。

zoomオンラインイベントの直前チェックシート

さて、とはいえ、チェックシートを一から準備するのは面倒ですよね。

そこで、弊社で使っているチェックシートのテンプレートを差し上げます。こちらの資料をテンプレートとして使い、各イベント用にカスタマイズしてお使いいただければ、事前の準備がかなりラクになると思います。

実際、私もこのチェックシートを、各クライアント様の各イベントに合わせてカスタマイズし使っています。

「Excel版」と「Googleスプレッドシート版」を用意しましたので、お好みでご活用ください。

資料ダウンロード

個人情報の登録は不要です。クリックしてそのまま表示/ダウンロードいただけます。

まとめ

zoomでのオンラインイベントについて、多くのトラブルは事前チェックで回避できます。そして、そのためのチェックシートを提供させていただきました。イベント主催者の皆さんの仕事が少しでもラクになれば幸いです。

使ってみて、「こんな項目もチェックしたほうが良い」とか、「こんな風にカスタマイズしてみた」とか、フィードバックいただける方は、Twitterなどでシェアしていただけたら嬉しいです。この記事のURLも含めていただければ、私も気づけますので、拡散させていただきます。皆でノウハウを共有し広げていきましょう。

投稿者プロフィール

伊藤真之
伊藤真之代表取締役
1983年生まれのパラレルマーケター、そしてコミュニティ研究家。
マーケティングや共創を目的としたコミュニティデザインの方法論を研究開発する傍ら、自身では宇宙ビジネスの実践コミュニティ「ABLab」を主宰。人が動き出す、コミュニティ創りを実践する。複数の企業をコミュニティとマーケティングで支援する雇われ侍。コミュニティは人の力をつなげ、世界を前進させる。クラフトビールならやっぱりIPA。